Dernière mise à jour : 13 juin 2026
SANUSYS TECHNOLOGIES, société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) au capital de 1 euro, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Montpellier sous le numéro 100235548, dont le siège social est situé au 6B Boulevard Berthelot, 34000 Montpellier, France, représentée par son président Brice Eric AKLE, édite et exploite l'application Xpenzo. Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles : contact@xpenzo.cloud.
Nous collectons les données suivantes : données de compte (nom, prénom, adresse email, mot de passe chiffré, organisation de rattachement) ; données de notes de frais (montants, dates, catégories, descriptions, justificatifs photographiés ou importés) ; données extraites par reconnaissance optique de caractères (OCR) à partir des justificatifs ; données de déplacement et d'ordre de mission ; données de réservation de voyage le cas échéant ; données techniques (journaux de connexion, type d'appareil) à des fins de sécurité.
Vos données sont traitées pour : la gestion du cycle de vie des notes de frais (saisie, validation, remboursement) ; l'authentification et la sécurité des comptes ; le pré-remplissage automatique des justificatifs par OCR ; la réservation de voyages professionnels ; la facturation de l'abonnement ; le support et l'amélioration continue du service.
Le traitement repose sur : l'exécution du contrat (fourniture du service) ; le respect d'obligations légales (conservation comptable, facturation) ; l'intérêt légitime (sécurité et prévention de la fraude).
La base de données principale est hébergée dans l'Union européenne (Railway, région EU West, Amsterdam, Pays-Bas). Vos données sont traitées par les sous-traitants techniques suivants, agissant pour le compte de SANUSYS TECHNOLOGIES :
Certains sous-traitants traitent des données en dehors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.
Données de compte : pendant la durée de vie du compte, supprimées sur demande ou après résiliation. Justificatifs et pièces comptables : 10 ans, conformément à l'article L123-22 du Code de commerce et à l'article L102 B du Livre des procédures fiscales. Journaux techniques : 12 mois. Aucune donnée de carte bancaire n'est stockée par Xpenzo ; elle est traitée directement par les prestataires de paiement.
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Pour exercer ces droits : contact@xpenzo.cloud. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), www.cnil.fr.
Les justificatifs sont stockés de manière sécurisée chez Scaleway, dans des centres de données situés en France (Paris). Un condensat SHA-256 est calculé pour chaque pièce afin d'en garantir l'intégrité. Les communications sont chiffrées via HTTPS, les mots de passe sont chiffrés, l'authentification est assurée par jeton, et les données sont isolées par organisation.
La présente politique peut être mise à jour. La date de dernière mise à jour figure en tête du présent document.